GoCardless DATEV ExportVon der Sammel-Auszahlung zum sauberen Buchungsstapel
GoCardless zieht deine SEPA-Lastschriften ein und zahlt sie gebündelt aus. Dieser Leitfaden zeigt, wie jede Auszahlung in Zahlungen, Gebühren, Rücklastschriften und Erstattungen aufgelöst in DATEV landet – mit der Rechnungsnummer im Belegfeld 1, damit deine offenen Posten automatisch ausgeglichen werden.
Warum GoCardless anders ist
Lastschrift-Einzug ist kein Rechnungsprogramm
Bei Stripe oder Lexware Office gibt es zu jeder Zahlung einen Beleg. Bei GoCardless nicht: Es zieht ein, was dein Rechnungsprogramm oder deine Software in Auftrag gibt, und überweist dir das Ergebnis gebündelt. Drei Dinge machen die Buchhaltung dadurch besonders.
Auszahlung statt Einzelzahlung
GoCardless sammelt eingezogene Lastschriften in einem Guthaben und zahlt es meist werktäglich gebündelt aus. Die Bank zeigt die Summe – die Einzelposten liefert nur die GoCardless-API.
Gebühren werden abgezogen, nicht abgebucht
GoCardless-Gebühren, Zusatzgebühren und Partnergebühren mindern die Auszahlung direkt. Wer nur den Bankbetrag bucht, bucht netto – und verliert den Aufwand.
Die Rechnung lebt woanders
GoCardless kennt weder Rechnungs-PDF noch Umsatzsteuer. Die Rechnung kommt aus deinem Rechnungsprogramm nach DATEV, die Zahlung aus GoCardless – beide müssen sich über die Rechnungsnummer finden.
Warum sich die SEPA-Lastschrift trotzdem lohnt – und was sie gegenüber Kreditkarte und PayPal spart – liest du im Artikel Zahlungen günstiger einziehen.
In 3 Schritten
So kommt GoCardless nach DATEV
Einmal verbinden, Konten hinterlegen, exportieren – danach läuft der Export auf Wunsch jeden Monat automatisch.
Mit GoCardless verbinden
Klicke in den Einstellungen auf „Mit GoCardless verbinden“ und melde dich bei GoCardless an. finHero bekommt nur Lesezugriff (Scope read_only) – es kann keine Einzüge oder Auszahlungen auslösen. Das Zugangstoken wird AES-256-GCM-verschlüsselt gespeichert.
Konten & Versteuerungsart hinterlegen
Trage GoCardless-Konto (z. B. 1816 SKR04), Geldtransitkonto (z. B. 1467), Debitorenkonto und Gebührenkonto ein und wähle deine Versteuerungsart. Optional: eigenes Konto für Partnergebühren und ein Suchmuster für die Rechnungsnummer.
Export erstellen – DATEV CSV Import (EXTF)
Wähle Zeitraum und Format – DATEV (EXTF), BMD, bexio oder Abacus – und lade den Buchungsstapel herunter. Mit aktiviertem Auto-Export erstellt finHero den Stapel jeden Monat von selbst, auch zusammen mit Stripe, PayPal, Mollie & Co.
Tipp: Stimme die Konten einmalig mit deiner Kanzlei ab. Die genannten Kontonummern sind gängige SKR04-Beispiele, keine Vorgabe.
Der Datenfluss
Von der Auszahlung über das Geldtransitkonto zur Buchung
finHero geht nicht von Zahlungen, sondern von Auszahlungen aus. So passt jede Buchung zur Zeile auf deinem Kontoauszug und das GoCardless-Konto geht pro Auszahlung auf null auf.
- Maßgeblich ist das Datum, an dem die Auszahlung auf deinem Bankkonto ankommt – es ist zugleich das Belegdatum aller Zahlungs- und Gebührenbuchungen.
- Jede Auszahlung wird in ihre Einzelposten aufgelöst: Zahlungen, Gebühren, Rücklastschriften, Erstattungen – nichts wird saldiert.
- Gebühren werden der zugehörigen Zahlung zugeordnet und direkt vor ihr gebucht, mit derselben Rechnungsnummer.
- Zusatzinformationen an jeder Buchung: Transaktions-ID, Auszahlungs-ID und Einzugsdatum – für die Prüfung in DATEV.
Ablauf eines Exports
- Auszahlungen lesenAlle Auszahlungen mit Status „paid“, deren Ankunftsdatum im Zeitraum liegt.
- Einzelposten auflösenZahlungen, Gebühren, Rücklastschriften, Erstattungen je Auszahlung.
- Kontieren & Rechnungsnummer setzenKonten, Buchungsschlüssel, Belegfeld 1 aus der Zahlungsreferenz.
- Buchungsstapel erzeugenDATEV EXTF, BMD, bexio oder Abacus – import-fertig.
Buchungsbeispiel
SEPA-Lastschrift in DATEV: eine Auszahlung als Buchungsbeispiel (SKR04)
Zwei eingezogene Lastschriften, ihre Gebühren, eine Rücklastschrift und die Auszahlung auf das Bankkonto. Konten: 1816 GoCardless, 1467 Geldtransit, 10000 Debitor, 6855 Gebühren – Beispiele, die du mit deiner Kanzlei abstimmst.
- Zahlung: GoCardless-Konto an Debitor, Rechnungsnummer im Belegfeld 1 – der offene Posten wird ausgeglichen.
- Gebühr: Gebührenkonto an GoCardless-Konto, direkt vor der zugehörigen Zahlung, mit deinem Gebühren-Buchungsschlüssel.
- Rücklastschrift: Debitor an GoCardless-Konto – der offene Posten lebt wieder auf.
- Auszahlung: Geldtransit an GoCardless-Konto in Höhe des Bankbetrags – das GoCardless-Konto steht auf null.
Rechnung: 119,00 + 4.760,00 − 1,20 − 47,00 − 119,00 = 4.711,80 € Auszahlung. Wie Gebühren und Partnergebühren im Detail gebucht werden, steht im Artikel GoCardless-Gebühren buchen; woher die Rechnungsnummer kommt, im Artikel Rechnungsnummer & Belegfeld 1.
| Umsatz € | Konto | Gegenkonto | Buchungstext |
|---|---|---|---|
| 119,00 | 1816 | 10000 | Zahlung · RE-1234 |
| 1,20 | 6855 | 1816 | GoCardless Gebühr · RE-1234 |
| 4.760,00 | 1816 | 10000 | Zahlung · RE-1240 |
| 47,00 | 6855 | 1816 | GoCardless Gebühr · RE-1240 |
| 119,00 | 10000 | 1816 | Rücklastschrift · RE-1198 |
| 4.711,80 | 1467 | 1816 | Auszahlung an Bankkonto |
Überweisung erhalten
„GoCardless SAS“ auf dem Kontoauszug: die Gutschrift über das Geldtransitkonto buchen
Auf dem Kontoauszug steht als Absender der Auszahlung „GoCardless SAS“ – die europäische Gesellschaft von GoCardless (Paris), über die Händler in der EU ausgezahlt werden. Die Gutschrift ist deine Auszahlung; so passt sie zur Buchhaltung.
Bankzeile: Bank an Geldtransitkonto
Die Gutschrift „GoCardless SAS“ buchst du (bzw. deine Kanzlei über den Bankimport) Bank an Geldtransitkonto, z. B. 1800 an 1467 im SKR04. Sie ist kein Umsatz – nur ein Geldtransfer.
Gegenstück aus finHero: Geldtransit an GoCardless-Konto
finHero bucht dieselbe Auszahlung aus der GoCardless-API Geldtransit an GoCardless-Konto (1467 an 1816) – mit der Auszahlungsreferenz, die auch im Verwendungszweck der Bankzeile steht, im Belegfeld 1 und der Auszahlungs-ID als Zusatzinformation.
Geldtransitkonto geht auf null
Bankzeile und finHero-Buchung heben sich auf dem Geldtransitkonto auf. Die Einzelposten (Zahlungen, Gebühren, Rücklastschriften) lassen das GoCardless-Konto pro Auszahlung ebenfalls auf null auslaufen.
GoCardless SAS Gutschrift abstimmen – in vier Schritten
- Betrag der Gutschrift mit der Auszahlungsbuchung aus finHero vergleichen – beide tragen die GoCardless-Auszahlungsreferenz.
- Belegdatum prüfen: finHero datiert alle Buchungen der Auszahlung auf das Ankunftsdatum, also auf den Tag der Bankzeile.
- Bei Fremdwährungs-Auszahlungen den umgerechneten Betrag aus der Zusatzinformation „Auszahlung in Fremdwährung“ verwenden.
- Saldo des Geldtransitkontos nach dem Import: null – sonst fehlt entweder eine Bankzeile oder ein Export-Zeitraum.
Alle Auszahlungsposten
Was in einer GoCardless-Auszahlung steckt – und wie finHero es bucht
GoCardless kennt verschiedene Arten von Auszahlungsposten. finHero bucht jede Art eigenständig; die Erlös-Zeile (Beleg) entsteht nur, wenn deine Versteuerungsart Erlösbuchungen vorsieht.
| Auszahlungsposten | Buchung (Soll an Haben) | Hinweis |
|---|---|---|
| Eingezogene Zahlung | GoCardless-Konto an Debitor | Rechnungsnummer im Belegfeld 1 gleicht den offenen Posten aus. |
| Fehlgeschlagener Einzug | Debitor an GoCardless-Konto | Die Zahlung war bereits ausgezahlt und wird zurückgenommen. |
| Rücklastschrift | Debitor an GoCardless-Konto | Der Kunde hat der Lastschrift widersprochen – der offene Posten lebt wieder auf. |
| Erstattung | Debitor an GoCardless-Konto | Von dir ausgelöste Rückzahlung an den Kunden. |
| Rückläufer einer Erstattung | GoCardless-Konto an Debitor | Eine Erstattung konnte nicht zugestellt werden – Umkehr der Erstattungsbuchung. |
| GoCardless-Gebühr / Zusatzgebühr | Gebührenkonto an GoCardless-Konto | Brutto mit deinem Gebühren-Buchungsschlüssel; ausgewiesene USt als Zusatzinformation. Gebührenerstattungen spiegelverkehrt. |
| Partnergebühr (App Fee) | Gebührenkonto – oder eigenes Konto – an GoCardless-Konto | Gebühr einer Partner-App; per Häkchen auf ein separates Konto mit eigenem Buchungsschlüssel. |
| Umsatzbeteiligung (Revenue Share) | GoCardless-Konto an Erlöskonto | Nur bei Partner-Konten: Anteil an den GoCardless-Gebühren als Ertrag. |
| Auszahlung | Geldtransit an GoCardless-Konto | In Höhe des Bankbetrags; Auszahlungsreferenz im Belegfeld 1, Auszahlungs-ID als Zusatzinformation. |
Unbekannte Postenarten (neue API-Typen) bucht finHero vorzeichenrichtig auf dein Klärungskonto statt sie zu überspringen. Rundet GoCardless die Auszahlung anders als die Summe der Einzelposten, entsteht eine Rundungsdifferenz-Zeile auf dem Gebührenkonto – das GoCardless-Konto geht so immer auf.
Versteuerungsart
Erlöse buchen – oder nicht? Soll-, Ist-Versteuerung und OPOS in DATEV
GoCardless stellt keine Rechnungen aus. Ob finHero zusätzlich Erlöse bucht, entscheidet deine Versteuerungsart in den Einstellungen. Der Standard ist Soll-Versteuerung ohne Erlösbuchungen.
Soll-Versteuerung (Standard)
Deine Rechnungen kommen aus dem Rechnungsprogramm (z. B. Lexware Office, sevDesk) bereits mit Rechnungsdatum nach DATEV. finHero bucht nur Zahlungen, Gebühren, Rücklastschriften und Auszahlungen und gleicht sie über die Rechnungsnummer aus.
Soll-Versteuerung, Rechnungen nicht in DATEV
finHero bucht zusätzlich die Erlöse: Debitor an Erlöskonto. Als Datum dient der Tag, an dem die Zahlung in GoCardless angelegt wurde – das echte Rechnungsdatum kennt GoCardless nicht.
Ist-Versteuerung
finHero bucht die Erlöse zum Einzugsdatum der Lastschrift. Rücklastschriften und Erstattungen erzeugen den passenden Erlös-Storno.
Ehrlich gesagt
Was der GoCardless-Export nicht kann
Damit du keine Überraschungen erlebst: vier Grenzen, die sich aus den Daten von GoCardless ergeben.
Sicherheit
Lesen ja, bewegen nie
Die Verbindung ist auf das Nötigste beschränkt.
OAuth mit read_only-Scope
Du meldest dich direkt bei GoCardless an und gibst finHero ausschließlich Lesezugriff. Zugangsdaten werden nicht kopiert, die Verbindung lässt sich jederzeit trennen.
Token AES-256-GCM-verschlüsselt
Das Zugangstoken liegt verschlüsselt in der Datenbank; der Schlüssel ist nicht Teil der Datenbank.
finHero bewegt kein Geld
Weder Einzüge noch Auszahlungen oder Erstattungen können über finHero ausgelöst werden – der Lesezugriff lässt das nicht zu.
Checkliste
Vor dem ersten Export
Sieben Punkte, mit denen der erste GoCardless-Export auf Anhieb aufgeht.
- GoCardless per OAuth verbunden und als „aktiv für den Auto-Export“ markiert.
- GoCardless-Konto und Geldtransitkonto hinterlegt (z. B. 1816 und 1467 im SKR04).
- Debitorenkonto, Gebührenkonto und Gebühren-Buchungsschlüssel mit der Kanzlei abgestimmt.
- Versteuerungsart gewählt – bei Soll-Versteuerung sichergestellt, dass die Rechnungen aus dem Rechnungsprogramm nach DATEV gelangen.
- Rechnungsnummer-Vorschau mit echten Referenzen geprüft, bei Bedarf Suchmuster hinterlegt.
- Partnergebühren: entschieden, ob sie auf ein eigenes Konto gebucht werden.
- Zeitraum liegt innerhalb der letzten 6 Monate.
Die Anleitung als PDF
Alle Schritte mit Screenshots zum Ausdrucken oder Weitergeben an deine Steuerkanzlei – vom Verbinden bis zum DATEV-Import.
Anleitung herunterladen (PDF)FAQ
Häufige Fragen zum GoCardless-Export
Welche Auszahlungen landen im Export?
Alle Auszahlungen mit Status „paid“, deren Ankunftsdatum auf deinem Bankkonto im gewählten Zeitraum liegt. Jede davon wird mit sämtlichen Einzelposten gebucht.
Warum ist das Belegdatum das Auszahlungsdatum und nicht das Einzugsdatum?
Weil die Buchungen so zur Zeile auf dem Kontoauszug passen und das GoCardless-Konto pro Auszahlung auf null aufgeht. Das Einzugsdatum steht trotzdem als Zusatzinformation an jeder Buchung – und bei Ist-Versteuerung wird die Erlös-Zeile zum Einzugsdatum gebucht.
Was passiert mit Rücklastschriften?
Sie werden als eigene Buchung Debitor an GoCardless-Konto erfasst, mit der Rechnungsnummer der ursprünglichen Zahlung. Der offene Posten lebt wieder auf; bei Erlösbuchungen entsteht zusätzlich der Erlös-Storno.
Wie finde ich eine Buchung in GoCardless wieder?
Jede Buchung trägt die GoCardless-Transaktions-ID (Zahlung bzw. Erstattung) und die Auszahlungs-ID als Zusatzinformation, dazu das Einzugsdatum. Die volle Zahlungsreferenz steht im Buchungstext.
Kann ich GoCardless mit Stripe oder PayPal kombinieren?
Ja. Jeder Anbieter bekommt eigene Geld- und Transitkonten, der Export fasst alle aktiven Anbieter in einem Monatsabschluss zusammen.
Was ist mit Auszahlungen in Fremdwährung?
Zahlt GoCardless z. B. ein GBP-Guthaben auf ein EUR-Konto aus, vermerkt finHero den umgerechneten Betrag und den Kurs als Zusatzinformation an der Auszahlungsbuchung, damit die Bankzeile zuzuordnen ist.
Funktioniert der Export auch für BMD, bexio und Abacus?
Ja. Die Buchungslogik ist dieselbe; finHero erzeugt das jeweilige Importformat für DATEV (EXTF), BMD (Österreich), bexio oder Abacus (Schweiz).
Ist der Export GoBD-konform?
finHero liefert die technischen Bausteine: unveränderbare Export-Pakete mit SHA-256-Prüfsumme, Transaktions-IDs an jeder Buchung und Festschreibungskennzeichen im DATEV-Stapel. Ein Beleg-PDF gibt es bei GoCardless nicht – die Belegverknüpfung läuft über die Rechnungsnummer zu deinem Rechnungsprogramm.
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