GoCardless Gebühren buchen

GoCardless weist in den Einzelposten einer Auszahlung verschiedene Gebührenarten aus. Die konkreten Sätze hängen von deinem Tarif, der Zahlungsart und dem Land ab – maßgeblich ist immer dein GoCardless-Dashboard. Für die Buchhaltung zählt die Art des Postens:

Jede dieser Gebühren mindert deine Auszahlung, ist aber ein eigener Aufwand. Trenne mindestens zwischen GoCardless-Gebühren und Partnergebühren – weil der Leistende ein anderer ist und die steuerliche Einordnung abweichen kann.

Auf dem Kontoauszug steht nur die Auszahlung. Wer diese Summe als Umsatz bucht, verliert dreifach: Der Umsatz ist zu niedrig, der Aufwand fehlt, und die Umsatzsteuer auf die Gebühren wird nie betrachtet. Richtig ist: Jede Zahlung brutto, jede Gebühr einzeln, die Auszahlung als reiner Geldtransfer.

Ausgezahlt werden 1.047,10 €. Bucht finHero alle Posten einzeln, steht am Ende genau dieser Betrag auf dem Geldtransitkonto – und das GoCardless-Konto auf null.

Ein Beispiel-Auszahlung: Zehn Kunden zahlen je 119,00 € per Lastschrift. GoCardless behält 12,00 € Gebühren ein, die Partner-App 11,90 € (hier auf ein eigenes Konto 6856 gebucht), eine Lastschrift kommt als Rücklastschrift zurück. Danach zahlt GoCardless den Rest aus. Zur Lesbarkeit sind die Zahlungen zusammengefasst – im Export bucht finHero jede Zahlung und jede Gebühr einzeln mit Rechnungsnummer.

Die Konten im Überblick – gängige SKR04-Standardkonten als Beispiel. Welche Konten und Buchungsschlüssel du konkret verwendest, stimmst du mit deiner Kanzlei ab:

Das GoCardless-Konto (1816) bildet dein Guthaben bei GoCardless ab und geht pro Auszahlung auf null auf. Die Gebühren bleiben als eigener Aufwand sichtbar, statt den Umsatz unbemerkt zu verkleinern. Jede Gebührenbuchung trägt dieselbe Rechnungsnummer wie ihre Zahlung – wie sie dorthin kommt, erklärt der Artikel Rechnungsnummer & Belegfeld 1.

Partnergebühren stammen nicht von GoCardless, sondern von der App, über die du GoCardless nutzt. Darum kannst du sie in finHero mit einem Häkchen („Partnergebühren separat buchen“) vom GoCardless-Gebührenkonto trennen:

• Eigenes Konto: Alle App-Fee-Posten (Belastung und Erstattung) gehen auf das Konto, das du unter Buchhaltung für Partnergebühren hinterlegst.
• Eigener Buchungsschlüssel: Optional ein separater BU-Schlüssel für die Partnergebühr, unabhängig vom Schlüssel der GoCardless-Gebühren – oder keiner.
• Sicherer Rückfall: Ist das Häkchen gesetzt, aber kein Konto hinterlegt, bucht finHero auf das allgemeine Gebührenkonto und vermerkt das im Protokoll, statt den Export abzubrechen.

Im Buchungstext steht „Partnergebühr (App Fee) zu Zahlung (…)“ bzw. „Partnergebühren-Erstattung“, sodass die Kanzlei die Posten sofort erkennt.

GoCardless kann zu einem Gebührenposten eine Umsatzsteuer ausweisen (abhängig von Land und Einheit, die dir die Gebühr berechnet). finHero bucht die Gebühr brutto mit deinem Gebühren-Buchungsschlüssel – und vermerkt den von GoCardless ausgewiesenen Steuerbetrag als Zusatzinformation „USt auf Gebühr“ an der Buchung. So sieht deine Kanzlei auf einen Blick, ob und wie viel Steuer in der Gebühr steckt.

Die steuerliche Behandlung selbst nimmt finHero dir nicht ab – sie hängt davon ab, welche GoCardless-Gesellschaft dir die Gebühr berechnet und wie deine Kanzlei Zahlungsdienstleistungen einordnet. Kläre deshalb mit deiner Steuerberatung:

• Rechnet eine ausländische GoCardless-Einheit ab, sodass der Reverse-Charge-Mechanismus (§ 13b UStG) zu prüfen ist?
• Welcher Buchungsschlüssel gehört auf die GoCardless-Gebühren – und ein anderer auf die Partnergebühren?
• Sind Partnergebühren (App Fees) Zahlungsdienstleistungen oder Softwareleistungen mit eigener Umsatzsteuer?
• Wie werden Gebührenerstattungen nach Rücklastschriften behandelt?

Die Antworten münden in zwei Einstellungen: den Buchungsschlüssel für das Gebührenkonto und – falls gewünscht – Konto und Schlüssel für Partnergebühren. Einmal hinterlegt, wendet finHero sie auf jeden Export an.

Ob die Gebührenbuchungen stimmen, zeigt das GoCardless-Konto. Nach allen Buchungen einer Auszahlung muss es genau auf null stehen – finHero bucht dafür auch Rundungsdifferenzen, die entstehen, wenn GoCardless Gebühren mit mehr Nachkommastellen führt, als es auszahlen kann.

Die 1.047,10 € stehen auf dem Geldtransitkonto, bis die Bankbuchung sie ausgleicht. Das Belegdatum aller Buchungen ist das Ankunftsdatum der Auszahlung – so findet die Kanzlei die passende Kontoauszugszeile sofort.

• Die Auszahlung als Umsatz buchen – Umsatz zu niedrig, Aufwand und Umsatzsteuer auf Gebühren fehlen.
• Gebühren monatlich als Summe buchen – die Zuordnung zur Zahlung und zur Rechnungsnummer geht verloren.
• Partnergebühren mit GoCardless-Gebühren vermischen – obwohl ein anderes Unternehmen leistet.
• Gebührenerstattungen nach Rücklastschriften vergessen – das GoCardless-Konto geht nicht mehr auf.
• Von GoCardless ausgewiesene Umsatzsteuer ignorieren – die Kanzlei kann sie nicht prüfen.
• Das Einzugsdatum als Belegdatum nehmen – die Buchungen passen nicht mehr zur Auszahlung auf dem Kontoauszug.

Sechs Punkte, die jeden GoCardless-Monat sauber machen:

• Gebührenkonto und Buchungsschlüssel mit der Kanzlei abgestimmt.
• Entschieden, ob Partnergebühren auf ein eigenes Konto laufen – Häkchen und Konto gesetzt.
• Jede Gebühr trägt die Rechnungsnummer ihrer Zahlung (Belegfeld 1).
• GoCardless-Konto steht nach jeder Auszahlung auf null.
• Umsatzsteuer-Vermerke („USt auf Gebühr“) an die Kanzlei weitergegeben.
• Reverse-Charge-Frage (§ 13b UStG) einmalig mit der Steuerberatung geklärt.

Alles auf dieser Seite macht finHero automatisch – aus jeder GoCardless-Auszahlung, jeden Monat:

• Jede Gebühr einzeln, der Zahlung zugeordnet, mit Rechnungsnummer und deinem Buchungsschlüssel.
• Partnergebühren auf Wunsch auf eigenem Konto mit eigenem Schlüssel.
• Ausgewiesene Umsatzsteuer als Zusatzinformation an der Buchung.
• Rundungsdifferenzen gebucht, GoCardless-Konto pro Auszahlung auf null.

Verbinde GoCardless per OAuth (nur Lesezugriff) und erstelle den ersten Buchungsstapel kostenlos – alle Details auf der GoCardless-Integrationsseite.