Rechnungsnummer aus der GoCardless-ReferenzDamit DATEV deine offenen Posten automatisch ausgleicht
GoCardless kennt deine Rechnungen nicht – aber die Zahlungsreferenz enthält meist die Rechnungsnummer. finHero holt sie heraus und schreibt sie ins Belegfeld 1 jeder Zahlungs-, Gebühren- und Rücklastschrift-Buchung. So findet DATEV zur Zahlung den offenen Posten, und der Debitor wird ausgeglichen – ohne manuelles Ausziffern.
Referenz → Belegfeld 1
RE-12344711/2026RE-2026-0042Automatische Erkennung ohne Suchmuster – berechnet mit derselben Logik wie der Export.
Warum das wichtig ist
Ohne Rechnungsnummer kein automatischer Ausgleich
Bei Soll-Versteuerung bucht dein Rechnungsprogramm die Rechnung gegen den Debitor. Die GoCardless-Zahlung muss denselben Debitor mit derselben Belegnummer ansprechen – sonst bleibt der Posten offen.
OPOS-Abgleich in DATEV
DATEV ordnet Zahlungen über Debitorenkonto und Belegfeld 1 den offenen Posten zu. Stimmt die Rechnungsnummer, gleicht sich der Posten aus; sonst bleibt Handarbeit.
Rücklastschriften treffen den richtigen Posten
Kommt eine Lastschrift zurück, trägt die Storno-Buchung dieselbe Rechnungsnummer – der Posten lebt am richtigen Debitor wieder auf.
Prüfbarkeit
Jede Buchung lässt sich über Rechnungsnummer, GoCardless-Transaktions-ID und Auszahlungs-ID in beide Richtungen nachvollziehen – vom Beleg zur Buchung und zurück.
Automatische Erkennung
So findet finHero die Rechnungsnummer
Ohne weitere Einstellung nimmt finHero aus der Zahlungsreferenz (ersatzweise aus der Beschreibung) den letzten durch Leerzeichen getrennten Teil, der eine Ziffer enthält. Findet sich keiner, steht die GoCardless-Zahlungs-ID im Belegfeld.
| Zahlungsreferenz in GoCardless | Belegfeld 1 | Quelle |
|---|---|---|
| Firma GmbH RE-1234 | RE-1234 | automatisch |
| Rechnung Nr. 4711/2026 Beratung | 4711/2026 | automatisch |
| RE-2026-0042 Hosting | RE-2026-0042 | automatisch |
| Mitgliedsbeitrag 2026-03 Mueller | 2026-03 | automatisch |
| Abo Mustermann | PM00ABC123XYZ | Zahlungs-ID |
Das Ergebnis wird auf den DATEV-Zeichensatz für das Belegfeld reduziert (Buchstaben, Ziffern und $ % & * + - /) und auf 36 Zeichen gekürzt. Die vollständige Referenz bleibt im Buchungstext erhalten.
Eigenes Suchmuster
Wenn die Automatik nicht zu deinen Referenzen passt
Steht die Rechnungsnummer nicht am Ende oder enthält die Referenz weitere Zahlen (Kundennummer, Monat), hinterlegst du in den GoCardless-Einstellungen ein Suchmuster – einen regulären Ausdruck. Er hat Vorrang vor der Automatik.
Muster mit Klammergruppe schreiben
Die Rechnungsnummer steht in der ersten Klammergruppe ( … ). Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert, maximal 200 Zeichen, kein ^ oder $ nötig.
An echten Referenzen testen
Lade mit einem Klick die letzten Zahlungen aus deinem GoCardless-Konto oder tippe Beispiele ein. Die Vorschau zeigt live, was im Belegfeld landen würde – mit derselben Logik wie der Export.
Speichern – fertig
Das Muster gilt für alle künftigen Exporte. Passt eine Referenz nicht zum Muster, greift die Automatik, danach die Zahlungs-ID.
| Suchmuster | Referenz | Belegfeld 1 |
|---|---|---|
| (RE-\d+) | Firma GmbH RE-1234 | RE-1234 |
| Nr\.?\s*(\d+/\d{4}) | Rechnung Nr. 4711/2026 Beratung | 4711/2026 |
| (RE-\d{4}-\d+) | RE-2026-0042 Hosting | RE-2026-0042 |
Alle drei Beispiele sind mit der echten Extraktion berechnet. Ein ungültiges oder zu langes Muster wird beim Speichern abgelehnt – ein Export mit kaputtem Muster ist ausgeschlossen.
Kein Regex-Profi?
Lass dir das Suchmuster von Claude oder ChatGPT schreiben
In den Einstellungen kopierst du mit einem Klick einen fertigen Prompt, der deine Beispiel-Referenzen und alle technischen Anforderungen enthält. Die Antwort fügst du in das Feld „Suchmuster“ ein und prüfst sie in der Vorschau.
- Prompt enthält 2–3 deiner echten Referenzen – so passt das Muster zu deinem Format.
- Die Anforderungen (Klammergruppe, keine Inline-Flags, maximal 200 Zeichen) sind bereits formuliert.
- Du kontrollierst das Ergebnis an deinen Referenzen, bevor es in einen Export geht.
Der Prompt verrät nichts über deine Kunden außer den Referenzen, die du selbst einträgst.
Ich brauche einen regulären Ausdruck (JavaScript-/Java-kompatibel), der aus GoCardless-Zahlungsreferenzen nur meine Rechnungsnummer herausholt. Beispiele für meine Referenzen: - Firma GmbH RE-1234 - Firma Muster AG RE-1235 - Beratung Mai RE-1240 Anforderungen: - Die Rechnungsnummer soll in der ersten Klammergruppe ( ... ) stehen; der Rest der Referenz (z. B. Firmenname) soll nicht darin enthalten sein. - Groß-/Kleinschreibung wird ignoriert, keine Inline-Flags wie (?i) verwenden. - Keine Lookbehinds mit variabler Länge, kein ^ oder $ nötig, maximal 200 Zeichen. - Antworte nur mit dem regulären Ausdruck in einer Zeile, ohne Schrägstriche drumherum und ohne Erklärung.
Ausgleich in DATEV
OPOS in DATEV: Rechnung aus dem Rechnungsprogramm, Zahlung aus GoCardless
Bei Soll-Versteuerung (Standard) bucht finHero keine Erlöse. Die Rechnung kommt aus Lexware Office, sevDesk & Co. nach DATEV; die GoCardless-Zahlung trägt dieselbe Rechnungsnummer im Belegfeld 1 und gleicht den Posten aus.
- Rechnung RE-1234 wird aus dem Rechnungsprogramm gebucht: Debitor an Erlös.
- finHero bucht die Zahlung: GoCardless-Konto an Debitor, Belegfeld 1 = RE-1234.
- Die Gebühr trägt ebenfalls RE-1234 – so bleibt sie der Zahlung zugeordnet.
- DATEV findet den offenen Posten RE-1234 am Debitor und gleicht ihn aus.
Wie der komplette Export aufgebaut ist – inklusive Rücklastschriften, Erstattungen und Auszahlung – steht im Leitfaden GoCardless zu DATEV. Voraussetzung für den Abgleich: Debitorenkonto und Rechnungsnummer stimmen in beiden Systemen überein.
| Umsatz € | Konto | Gegenkonto | Buchungstext |
|---|---|---|---|
| 119,00 | 10000 | 4400 | Rechnung RE-1234 (aus dem Rechnungsprogramm) |
| 119,00 | 1816 | 10000 | Zahlung · RE-1234 (finHero) |
| 1,20 | 6855 | 1816 | GoCardless Gebühr · RE-1234 (finHero) |
Versteuerungsart
Soll, Soll ohne Rechnungen oder Ist?
Die Rechnungsnummer landet in jedem Fall im Belegfeld 1. Ob finHero zusätzlich eine Erlös-Zeile bucht – und mit welchem Datum –, bestimmt deine Versteuerungsart.
Soll-Versteuerung (Standard)
Keine Erlösbuchung durch finHero. Die Rechnung kommt aus dem Rechnungsprogramm, die Zahlung gleicht sie über die Rechnungsnummer aus.
Soll ohne Rechnungen in DATEV
finHero bucht zusätzlich Debitor an Erlöskonto, datiert auf den Tag, an dem die Zahlung in GoCardless angelegt wurde – das echte Rechnungsdatum kennt GoCardless nicht.
Ist-Versteuerung
finHero bucht die Erlös-Zeile zum Einzugsdatum der Lastschrift; Rücklastschriften erzeugen den Erlös-Storno mit derselben Rechnungsnummer.
GoCardless liefert keine Umsatzsteuerdaten – Erlös-Zeilen laufen auf dein Standard-Erlöskonto oder, falls keines hinterlegt ist, auf das Klärungskonto. Die Einstellung gilt global für GoCardless, Mollie und PayPal.
Praxis-Tipps
Damit der Abgleich jeden Monat aufgeht
Sechs Dinge, die wir aus echten GoCardless-Konten gelernt haben.
- Schreibe die Rechnungsnummer in die Zahlungsreferenz deiner Lastschrift – am besten ans Ende, dann greift die Automatik.
- Prüfe die Vorschau mit echten Referenzen, bevor du den ersten Export erstellst.
- Nutze ein Suchmuster, wenn Referenzen Kundennummern, Monate oder Beträge enthalten.
- Halte das Debitorenkonto in Rechnungsprogramm und finHero identisch – sonst findet DATEV den Posten nicht.
- Fehlt die Nummer ganz, steht die GoCardless-Zahlungs-ID im Belegfeld – über die Transaktions-ID in den Zusatzinformationen findest du die Zahlung trotzdem.
- Bei Ist-Versteuerung: Die Erlös-Zeile trägt das Einzugsdatum, die Zahlungs-Zeile das Auszahlungsdatum – beides gewollt.
Dieselbe Rechnungsnummer steht auch an jeder Gebührenbuchung – Details im Artikel GoCardless-Gebühren buchen.
FAQ
FAQ: Rechnungsnummer & Belegfeld 1
Was ist das Belegfeld 1 in DATEV?
Das Feld für die Belegnummer einer Buchung. Für Debitorenbuchungen gehört dort die Rechnungsnummer hinein, damit DATEV Zahlung und offenen Posten zusammenführen kann. Es erlaubt bis zu 36 Zeichen aus Buchstaben, Ziffern und wenigen Sonderzeichen.
Woher nimmt finHero die Rechnungsnummer?
Aus der Zahlungsreferenz in GoCardless, ersatzweise aus der Beschreibung. Zuerst wird dein eigenes Suchmuster angewendet, dann die Automatik (letzter Teil mit Ziffern), zuletzt die Zahlungs-ID.
Was passiert, wenn die Referenz keine Rechnungsnummer enthält?
Dann steht die GoCardless-Zahlungs-ID im Belegfeld 1. Der Posten wird nicht automatisch ausgeglichen, bleibt aber über die Transaktions-ID eindeutig zuordenbar. Besser: Rechnungsnummer in die Referenz der Lastschrift aufnehmen.
Wie teste ich mein Suchmuster?
In den GoCardless-Einstellungen von finHero: Beispiel-Referenzen eintippen oder die letzten Zahlungen laden – die Vorschau zeigt sofort das Ergebnis und ob es aus dem Suchmuster, der Automatik oder der Zahlungs-ID stammt.
Gleicht finHero die offenen Posten selbst aus?
Nein. finHero liefert die Buchungen mit der richtigen Rechnungsnummer; der Ausgleich der offenen Posten passiert in DATEV bzw. deinem Buchhaltungssystem beim Import.
Gilt das auch für Rücklastschriften und Erstattungen?
Ja. Rücklastschriften, fehlgeschlagene Einzüge, Erstattungen und Gebühren tragen dieselbe Rechnungsnummer wie die ursprüngliche Zahlung.
Noch Fragen? Zum Hilfe-Center
Weiterlesen
Offene Posten, die sich von selbst ausgleichen
Verbinde GoCardless, prüfe die Rechnungsnummer-Vorschau und erstelle deinen ersten Buchungsstapel kostenlos.
Ersten Export kostenlos erstellenmonatlich kündbar · nur Lesezugriff
